Nach einem Bericht der OECD führen Umsatzverkürzungen mit Hilfe elektronischer Kassensysteme zu einer Bedrohung für die Steuereinnahmen. So wird geschätzt, dass in manchen Branchen lediglich 50 % der Umsätze legal versteuert werden. Dazu tragen auch Kassen bei, die über irreguläre Software verfügen. Damit werden Umssatzverkürzung erleichtert. So kann unter Umständen mit Trainingsschlüssel gearbeitet weden und /oder Umsätze können auf den ersten Blick unsichtbar storniert werden. Hinzu kommt, dass in Deutschland immer noch 53,2 % der Einkäufe bar bezahlt werden.Dem setzt das Finanzamt eine neue Kassenstrategie entgegen.
Insbesondere bargeldintensiven Betrieben, wie Einzelhandel, Taxiunternehmen, Eisdielen, Pizzerien, Kioske, Friseuren und Apothekern stehen prüfungsintensive Zeiten ins Haus.Ab 2017 gilt folgendes:
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Eine offene Ladenkasse ist immer noch erlaubt. Allerdings müssen die Einnahmen einzeln mit Namen aufgezeichnet werden, es sei denn es handelt sich um Waren von geringem Wert, die an eine Vielzahl von Personen verkauft werden. Wenn eine offene Ladenkasse im Einsatz ist, dann müssen die Einnahmen retrograd ermittelt werden. Das heißt, die Kasse muss am Tagesende gezählt werden und die Einnahmen rückwärts ermittelt werden.
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Ab 2017 sind nur noch Kassen mit Einzelaufzeichnungen und Datenexport erlaubt. Dies bedeutet, auch wenn die Daten des Journals gelöscht sind, z. B, durch Erzeugung des Z- Bons, sind die Daten immer noch im festen Speicher der Kasse. Dies gilt beispielsweise auch für Wiegekasssen beim Metzger oder im Lebensmittelmarkt. Dies bedeutet, alle Daten müssen digital archiviert werden, die Ausdrucke reichen nicht mehr aus.
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Aufbewahrungspflichtig sind außerdem die Bedienungsanleitung, die Protokolle über Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeicher, sowie die Programmabrufe nach jeder Änderung, z.B. der Artikelpreise, Stammdatenänderung etc.
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Besonderes Augenmerk ist auf die Stornobuchung zu richten. Diese sind alle aufzubewahren, und auf dem Z-Bon sichtbar zu machen, ebenso wie Belege über Entnahmen und Retouren.
Ein ordnungsgemäßer Z- Bon umfasst künftig mehrere Positionen:a) Den Finanzbericht – wie hoch war mein Umsatzb) Den Zahlungswegbericht – wer hat bar, mit EC Cash, mit Kreditkarte bezahltc) Den Warengruppenbericht – 5 Schnitzen, 3 Bierd) Den Bedienerbericht
Gerne möchte ich auch nochmals darauf hinweisen, dass ein Kassenbuch täglich zu führen ist. Gerade weil in Zukunft alles gespeichert werden muss, kann auch nachvollzogen werden, wann die Kasse geführt wurde. Die Kasse muss spätestens am nächsten Tag geführt werden.Künftig ist nicht mehr nur die Buchführung Gegenstand der Prüfung, sondern eben auch die vorgelagerten Systeme, das können Rechnungsschreibungsprogramm, Taxameter, elektronische Fahrtenüber, elektronische Kundenkartei, Mails mit steuerlich relevanten Danke, oder die Zeiterfassung sein.
Es ist damit zu rechnen, dass bei fehlender ordnungsgemäßer Kassenführung das Finanzamt zuschätz, da die Beweislast für den Gewinn bei nicht ordnungsgemäßer Kasse beim Mandant liegt. Nur eine ordnungsgemäße Buchfürhung hat Beweiskraft.Und- Je mangelhafter die Kasse, desto häher die Zuschätzung.
Tipp1: Lassen Sie sich von Ihrem Kassenhersteller bestätigen, dass die Kasse den neuen Vorschriften entspricht.
Tipp2: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die neuen Vorschriften, sie ersparen sich damit jede Menge Ärger.