Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch kann viel Geld sparen. Allerdings sind die Hürden hoch.
Wir haben die Anforderungen an ein Fahrtenbuch zusammengestellt, damit vermeiden Sie ganz sicher den Ärger mit der Finanzverwaltung.
Fahrtenbuch
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Anforderungen an die Eintragungen im Fahrtenbuch:
Das Fahrtenbuch muss für das gesamte Wirtschaftsjahr lückenlos und fehlerfrei geführt werden.
Die Hürden für die Anerkennung eines Fahrtenbuches waren und sind sehr hoch. So hat der Bundesfinanzhof bereits mehrfach entschieden, welche Angaben sich aus dem Fahrtenbuch ergeben müssen. Dies sind:
Amtliches Kennzeichen des Pkw (z.B. auf Umschlag des Fahrtenbuches)
Datum bei jeder Fahrt
Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt
Umweg-Kilometer (Bundesfinanzhof: nein, Finanzverwaltung ja)
Zusätzlich bei betrieblichen/geschäftlichen Fahrten (nicht bei privaten Fahrten):
Reiseziel (Ort Straße, Hausnummer)
Reisezweck
aufgesuchte Geschäftspartner
für Fahrten Wohnung – Betrieb genügt ein Vermerk im Fahrtenbuch
Privatfahrten sind einzeln aufzuzeichnen, der Grund, Reiseziel und der Reiseweg brauchen nicht benannt werden
Das Reiseziel muss bei betrieblichen Fahrten grundsätzlich genau benannt werden; d.h. bloße Ortsangaben genügen nicht. Eine Ausnahme ist dann gegeben, wenn sich aus der Ortsangabe zweifelsfrei – z.B. aufgrund einer ergänzenden Unterlage – ergibt, welcher Kunde oder Geschäftspartner aufgesucht wurde.
Zudem setzt die Anerkennung des Fahrtenbuchs voraus, dass dieses fortlaufend und zeitnah geführt und im Original vorgelegt wird.
Fehlen die Angaben über die Kilometerstände des Fahrzeuges bei Beginn und Ende der betrieblich veranlassten Fahrt, so ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß.
Uhrzeiten:
Die Angabe von Uhrzeiten im Fahrtenbuch ist freiwillig. Die Angabe ist dann zu empfehlen, wenn Mehraufwand für Verpflegung geltend gemacht wird.
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Geschlossene Form
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in äußerlich geschlossener Form geführt werden. In diesem Fahrtenbuch sind die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiederzugeben.
Der BFH fordert, dass die Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen.
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Elektronisches Fahrtenbuch
Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden.
Sog. Excel-Fahrtenbücher sind nach der Rechtsprechung nicht anzuerkennen, da sich nachträgliche Veränderungen nicht erkennen lassen.
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Mehrere Fahrzeuge
Führt ein Steuerpflichtiger bei mehreren auch privat genutzten betrieblichen Kfz nur für einzelne der Fahrzeuge (ordnungsgemäß) ein Fahrtenbuch, so kann er für diese Fahrzeuge die private Nutzung mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen ansetzen und für die anderen auch privat genutzten Kfz die sog. Ein-Prozent-Regelung wählen.
Es besteht somit eine Wahlfreiheit bezüglich der Ermittlungsmethode der privaten Nutzungen bei mehreren betrieblichen Fahrzeugen. So kann z.B. für das abgeschriebene Fahrzeug die Fahrtenbuchmethode und für das Neufahrzeug die sog. 1 %-Methode angewandt werden.
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Wechsel der Methode
Allerdings ist ein Wechsel bei den einzelnen Fahrzeugen während des Wirtschaftsjahres nicht möglich. Aber zu Beginn eines jeden Wirtschaftsjahres kann neu entschieden werden, für welches Fahrzeug die Fahrtenbuchmethode oder die 1 %-Methode
Viel Erfolg beim Führen Ihres Fahrtenbuchs